Wirtualna asystentka: 9 narzędzi, które musisz mieć

Wirtualna asystentka, czy asystent także potrzebują wsparcia i…solidnych narzędzi, które ułatwią pracę nad różnymi zadaniami. Przedstawiamy naszym zdaniem te najbardziej pomocne.

Aby odnieść sukces jako tak zwany VA (ang. Virtual assistant) trzeba być dobrze zorganizowanym i idealnie mierzyć czas. Dodatkowo ta praca wymaga świetnych zdolności komunikacyjnych.

Na całe szczęście, jest kilka narzędzi, które ułatwią pracę nad różnymi zadaniami. Przedstawiamy naszym zdaniem te najbardziej pomocne. Dla ułatwienia podzieliliśmy je w następujące grupy:

1.       Komunikacja z klientami — planowanie spotkań, darmowe video konferencje, darmowy czat

2.       Grafiki — narzędzia do spójności graficznej, baza zdjęć

3.       Zarządzanie projektami — przypisywanie zadań większych i mniejszych do osób ze swojego zespołu lub innych freelancerów (wolnych strzelców?)

4.       Zarządzanie czasem — narzędzia do planowania czasu i sprawdzenia ile spędzasz przy każdym z nich

5.       Marketing w mediach społecznościowych — planowanie postów, generowanie raportów

6.       Księgowość i fakturowanie

Łap naszą listę 9 najlepszych narzędzi dla Wirtualnego Asystenta i zacznij pracować tak jak lubisz!

1.       Wirtualna asystentka — narzędzia ułatwiające komunikację

Calendly

Prawdopodobnie pierwsze narzędzie, którego będzie potrzeba to to do organizowania i planowania spotkań z przyszłymi, potencjalnymi klientami.

Calendly to niesamowicie proste (i darmowe) narzędzie online, które pozwala na organizację i pokazanie innym swoich wolnych przestrzeni czasowych. Dzięki temu łatwo sami mogą wybrać termin, aby się umówić na spotkanie. I to wszystko za pośrednictwem linka.

Wirtualna asystentka: narzędzia pracy — Calendly

Calendly synchronizuje się z Google oraz Apple Calendar. Dodatkowo wysyła Tobie oraz osobie, z która masz spotkanie powiadomienia e-mail — nigdy więcej nie zapomnisz o spotkaniu.

Wirtualna asystentka: narzędzia pracy — Calendly z widokiem kalendarza

Możesz również wybrać różne rodzaje spotkań (niestety w wersji darmowej jest tylko jedna opcja).

Do dyspozycji masz także podgląd spotkań, który wygląda jak lista zadań. Dzięki temu korzystanie z Calendly jest bardzo intuicyjne.

Wirtualna asystentka: narzędzia pracy — Calendly z widokiem listy

Slack

Zapewne zastanawiasz się nad wygodnym sposobem, który pozwoli Ci komunikować się z klientem i przedyskutować wiele tematów? Tutaj z pomocą przychodzi Slack. Jest on idealnym narzędziem komunikacyjnym, także między zespołami. Dużą zaletą Slacka jest możliwość przypisywania różnych osób do rożnych kanałów. A także możliwość indywidualnej rozmowy z poszczególnymi użytkownikami. Więc zamiast wypisywać do nich przez Messengera – możesz stworzyć oddzielny kanał dla każdego swojego klienta. Nigdy więcej nie stracisz możliwości śledzenia rozmów, deadlineów oraz plików, które razem dzielicie.

Jeśli pracujesz jako wirtualna asystentka, docenisz przejrzystość Slacka

W darmowej wersji Slack pozwala utrzymać do 10 000 wiadomości w historii — uwierzcie nam, to więcej niż wystarczająco.

Plany płatne są również dobrze zorganizowane, więc jeśli zwiększą się twoje potrzeby, możesz po prostu kupić dowolny pakiet.

Cennik Slakcka

Jitsi Meet

Planujesz spotkanie z klientami i potrzebujesz prostego i zaufanego narzędzie do rozmów video? 

Polecamy Jitsi. Dlaczego? Bo naprawdę je uwielbiamy. Jitsi pozwala na dodawanie nieskończonej ilości osób do jednego spotkania — bez rejestracji! Wystarczy jeden personalizowany link, którym możesz się dzielić z klientami. 

Spotkanie w Jitsi
Spotkanie w Jitsi

Narzędzie jest podstawowe — a więc i nieskomplikowane. Ma także wszystko czego potrzebujesz do spotkania online: jak czat, czy udostępnianie ekranu.

2.  Narzędzia graficzne pomocne w pracy VA

Jako wirtualna asystentka często będziesz tworzyć różnego rodzaju grafiki. Przykładowo: do postów w social mediach, czy e-maili. Z odpowiednimi narzędziami to zadanie będzie znacznie prostsze. Oto, co polecamy:

Canva

Wirtualna asystentka: narzędzia pracy — Canva
Canva

Jeśli jeszcze ego nie wiesz, Canva to jedna z najbardziej uniwersalnych aplikacji pod względem przygotowania graficznego. Stworzysz z nią… dosłownie wszystko.

Począwszy od grafik i wideo na potrzeby dowolnych kanałów. Dodatkowo stworzysz też ciekawą animację, prezentację, czy nawet ebooka.

Ponadto jako wirtualna asystentka często będziesz potrzebować stworzenia szybkiej, prostej, zrozumiałej grafiki.

Co znajdziesz w Canvie? Inspiracje, gotowe szablony, zdjęcia, czcionki, ikony, graficzne belki i kreski. Ma także predefiniowane rozmiary najpopularniejszych grafik, jak post na Instagram (nie musisz zastanawiać się, jaki jest aktualny rozmiar zdjęcia na Instagrama), ale i mnie oczywistych, jak np. pocztówka, czy baner na stronę. 

Platforma jest dostępna w wersji darmowej, pakiety płatne zaczynają się od ok. 37 zł/miesiąc. Niektóre ikony są dodatkowo płatne, jednak często wystarczy 1$ aby cała grafika była kompletna. 

3. Wirtualna asystetnka: narzędzia do zarządzania projektami

Nawet jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę jako wirtualna asystentka – szybko się zorientujesz z iloma osobami będziesz musiała współpracować. I na ilu na różnych platformach. 

Trzeba dopilnować, aby każdy trzymał się wyznaczonych terminów, widział co ma do zrobienia i komentował swoje postępy jesli projekt jest złożony i długoterminowy. 

Nie oszukujmy się — email już nie wystarcza, a przekopanie się przez większą liczbę wiadomości….pisząc krótko: czasami jest niemożliwe. 

Na szczęście — wiemy jak temu zaradzić !

Asana

Asana to świetne narzędzie do przypisywania projektów i zarządzania zadaniami — do 15 osób za darmo! 

W Asanie wszystko dzieje się zespołowo. Są różne formy tablic i przedstawiania informacji — tak, aby informacje były dla każdego jak najbardziej czytelne (tablica kolumnowa, lista zadań oraz kalendarz).

Najpopularniejszym widokiem są tablice: do zrobienia, w trakcie, zrobione. Dodatkowo dostajemy powiadomienia e-mail jeśli dane zadanie zbliża się do finalnego terminu.

Widok tablicy z zadaniami w Asanie

W zespole do 15 osób możesz pracować za darmo. Pakiety płatne zaczynają się od 10,99 EUR / miesiąc.

Wirtualna asystentka: narzędzia pracy — cennik Asany
Cennik Asany

4. Narzędzia ułatwiające zarządzanie czasem 

Toggl

Jesli rozliczasz się z klientami na godziny, prędzej czy później zapytają o rejest czasu pracy – aby mieć pewność, że wiedzą za co płacą. Najlepiej wyjść takim oczekiwaniom naprzeciw i zaproponować nagrywanie czasu. I tutaj z pomoca przuchdzi Toggl, który w prosty sposób – za sprawą przycisku play mierzy czas pracy. Można go dzielić na różne kategorie/projekty, a dla jasności, co zostało zrobione, dodać jeszcze opis. 

Co więcej możesz także ustalać oddzielne projekty dla różnych klientów.

Toggl jest darmowy. 

Wirtualna asystentka: narzędzia pracy — Toggl

5. Narzędzia ułatwiające publikowanie w mediach społecznościowych

Jednym z najbardziej popularnych zadań w pracy VA jest przejmowanie opieki nad mediami społecznościowymi. 

Załóżmy, że potrzebujesz opublikować 5 postów tygodniowo dla klientów — robienie tego codziennie jednorazowo na każdej platformie zaczyna wydawać się niemożliwe. Do tego jest po prostu czasochłonne. Dlatego potrzebujesz narzędzia, które automatyzuje ten proces. Wystarczy, że zaplanujesz swoje posty do automatycznej publikacji.

I tutaj z pomocą przychodzi…

Postfity

Postify to planer mediów społecznościowych. Pozwala na zaplanowanie i publikacje postów — nawet wideo — na Facebooka, Instagrama, Twittera, Pinterest, Google My Business, LinkedIna oraz VKontakte. Możesz zaplanować w kolejce aż do 10 000 postów.

Planujesz swoje posty jednego dnia, a one publikują się automatyczne, o której chcesz, tam gdzie chcesz, np. kiedy Ty będziesz np. na porannym spotkaniu, czy wyjedziesz na weekend. Jeśli pracujesz z klientami z różnych miejsc świata, docenisz planowanie postów z uwzględnieniem stref czasowych.

Planowanie posta w Postfity
Planowanie posta na konkretną strefę czasową w Postfity

Posty możesz planować bezpośrednio w widoku kalendarza. Z tego poziomu masz także dostęp do narzędzi ułatwiających tworzenie treści: Kalendarz świąt i Kalendarz Porad oraz Pomysły na posty.

Widok kalendarza w Postfity — z narzędziami wspierającymi tworzenie treści i inspiracjami na posty
Widok kalendarza

Postfity pozwala Ci także tworzyć szkice postów i zarządzać nimi. Co więcej, możesz również łatwo wysyłać propozycje postów do akceptacji klientów przed publikacją.

Ponadto masz możliwość bezpłatnie przetestować Postfity przez 30 dni. Po tym czasie abonament wyniesie od 14,99 dolarów miesięcznie.

Co ważne, tej cenie dostajesz możliwość dodania 15 profili społecznościowych i zaplanowania do 100 postów w kolejce jednorazowo. Ale to nie wszystkie funkcje Postfity!

Lista funkcjonalności Postfity

  • planowanie aż do 10 000 postów w wybranych przez publikującego strefach czasowych;
  • specjalny edytor umożliwiający pisanie oryginału posta i dopasowywanie drobnych zmian pod wybrane konto (Instagram, Google My Business, Facebook itp.);
  • kolejkę postów — planując posty, możesz dodać je do kolejki i zaplanować też kolejność ich publikacji;
  • widok kalendarza — możesz zobaczyć swoje posty zaplanowane w formacie kalendarza i włączyć go na pełnym ekranie, aby wszystko dokładnie widzieć; dodatkowo możesz wybierać, które konta widzisz na kalendarzu;
  • publikowanie postów w także grupach na Facebooku;
  • możliwość opublikowania zdjęcia w tle na Facebooku, a także zaplanowania cyklicznej zmiany zdjęć w tle pod różne promocje;
  • edytor grafik w narzędziu z bazą darmowych zdjęć;
  • generator obrazków — z którym łatwo zmienisz tekst w gotową grafikę, tak aby móc ją wstawić w obrazkowej formie w mediach społecznościowych typu Instagram;
  • dodawanie znaku wodnego — automatycznie dodasz znak wodny do swoich grafik i zdjęć. W ten sposób ochronisz się przed niepowołanym wykorzystaniem twojej autorskiej grafiki.
  • Pomysły na treści, czyli pogrupowane tematycznie gotowe artykuły, które możesz wykorzystać i udostępnić, kiedy nie masz pomysłu na post;
  • Kalendarz porad, gdzie znajdziesz gotowe posty z hasztagami, grafikami i ciekawą treścią odnoszącą się do ważnych osób, cytatów, wydarzeń lub świąt;
  • praca zespołowa — pracuj w zespole z różnymi poziomami dostępu dzięki modułowi pracy zespołowej w Postfity; do tego możesz wysyłać swoje przygotowane w narzędziu posty w paczkach do klientów, którzy nie korzystają z tego samego narzędzia;
  • statystyki — dzięki parametrom UTM zbierzesz potrzebne informacje o popularności twoich postów; zestawiaj różne dane statystyczne dotyczące danego kanału: polubień, ilości postów, udostępnień bez ograniczeń czasowych — możesz zobaczyć dane statystyczne w dowolnym okresie czasu;
  • MyList.bio — zbuduj swoją własną ministronę docelową, gdzie umieścisz ważne dla ciebie linki i oraz odnośniki do kont społecznościowych; dodaj więcej klikalnych linków w profilu na Instagramie i Tik Toku lub gdziekolwiek tego potrzebujesz (i badaj statystyki odsłon);
  • Schowek tekstów, czyli specjalne miejsce w polu edycji, gdzie możesz przechowywać grupy hasztagów lub teksty, których często używasz.
Kalendarz porad w Postfity — ponieważ wirtualna asystentka często potrzebuje inspiracji
Kalendarz porad w Postfity

6. Księgowość i fakturowanie 

Wave 

Nie będziemy kłamać, to ta najmniej przyjemna część — ale najbardziej przydatna. Jeśli pracujesz jako wirtualna asystentka, fakturowanie klientów może być często ciężkim wyzwaniem. 

I tu z pomocą przychodzi Wave Accounting. To darmowa aplikacja do śledzenia wydatków i wpływów, tworzenia i wysyłania faktur automatycznie do zapisanych klientów w aplikacji oraz do przyjmowania płatności przez karty kredytowe. 

Ponadto jest online… i jest free!

Rozliczanie w Wave
Wave

Freshbooks

Alternatywnie, kiedy biznes zacznie się rozrastać, prawdopodobnie przyda się nieco więcej funkcji jak np. zwroty VAT. Freshbooks oferuje pełną księgowość razem ze śledzeniem czasu. Jest też oczywiście finansowa informacja — tzw. pomoc, aby lepiej zrozumieć decyzje biznesowo-finansowe. 

Dodatkowo w tym narzędziu mamy do wyboru gotowe projekty faktur, które można wizualnie dobrać do kategorii biznesu oraz identyfikacji wizualnej.

Freshbooks
Freshbooks

Podsumowanie

Mamy nadzieję, że ten szybki przegląd narzędzi dla wirtualnej asystentki pomoże Ci lepiej zorganizować dzień pracy. A może dopiero wystartować? Na pewno wiele z tych programów i aplikacji pozwoli oszczędzić ci trochę stresu.